Cara penulisan amplop

Amplop

Untuk surat yang sifatnya resmi, ukuran amplop yang di gunakan untuk mengirim 1-3 lembar surat adalah amplop dengan ukuran cabinet (23 x 11 cm).

Data-data yang ada dalam amplop:

1. Nama pengirim

Untuk surat atas nama organisasi harus memakai kop surat.

2. Outside address

Alamat yang di buat di amplop sama dengan alamat yang dibuat dalam inside address, yang menkjadi perbedaanya adalah kode pos.  Pada alamat yang ada di amplop kode posnya harus di buat, sedangkan untuk inside addressnya kode posnya tidak boleh di tulis.

3. Peraturan jarak baris

Untuk outside address,yang menggunakan amplop ukuran cabinet.  Peraturan jarak barisnya adalah:

Ø ≤ 4 baris diketik dengan 2# (spasi)

Ø > 4 baris diketik dengan 1# (spasi)

4. Nama negara

Ini dicantumkan jika kita membuat surat yang akan dikirimkan ke luar negeri.  Maka jarak baris kata yang terakhir dengan penulisan nama negaranya di tambahkan ekstra 1# (spasi).  Contoh:

Mr.  Rob Crowley

48 Marulus Ave

ADEILAIDE SA 50133

AUSTRALIA

5. Penulisan outside address

Untuk surat yang berasal dari pribadi, penulisan alamat pengirimnya di sebelah kiri atas dan alamat tujuannya di tulis di kanan bawah.  Dan penggunaan kata “Di tempat” sebagai ganti alamat tujuan kita gunaka jika kita mengirim surat antar intern perusahaan.  Misal bagian personalia PT Adira mengirimkan surat ke Direkturnya, maka boleh menggukan kata di tempat.

Penulisan gaya Indonesia

Penulisan alamat dalam amplop Indonesia, sebenarnya mengadop dari contoh amplop Internatsional, cuman di improv sama bangsa Indonesia.  Yang seharusnya dibagi tiga, maka orang Indonesia membaginya cuman menjadi 2.  Dan di titik tengah itulah alamt tujuan di tulis, seperti yang tampak pada gambar di atas.

Penulisan gaya International

Kalau dalam amplop Internasional, untuk penulisan alamat tujuannya, terlebih dahulu lebar amplop itu dibagi menjadi 3 bagian, dan di bagian ke dua di tulis alamat tujuannya, seperti yang tampak pada gambar di atas.

6. Perangko

Ada dua jenis perangko:

Ø Perangko biasa:  perangko yang dibelisetiap kali kita mengirim surat.

Ø Perangko langganan:  Perangko yang dibayar pada suatu periode tertentu, misal 1 bulan sekali.  Dan ini biasanya digunakan oleh organisasi atau lembaga yang dalam kegiatan operasinya sering mengirim surat, mungkin sehari bisa mengirim 100 surat.  Jadi untuk meringankan pengiriman, organisasi tersebut tidak perlu membeli perangko dan menempelkannya satu per satu ke amplop suratnya.  Maka mereka menggunakan perangko langganan, yang biasanya berupa stempel dari kantor pos.

Ø Fasilitas pengiriman surat cepat

·      Express next day:  Pengiriman surat tanpa perangko dan biasanya di kasi resi oleh kantor pos. Yang pengirimannya nyampe dalam waktu 24 jam.

·      Express:  pengiriman yang menggunakan perangko dan jangka waktunya 3 hari.

·      Biasa:  pengiriman yang menggunakan perangko dan jangka waktunya 5 hari.

7. Sifat surat

Sifat surat ada 2 macam, yaitu:

Ø Biasa

Ø Rahasia (Confidential)

Manfaat pembuaan sifat surat terutama untuk surat yang rahasia adalah supaya keetika surat diterima oleh perusahaan dan masuk pada bagian penanganan surat, surat tersebut tidak dibuka dan langsung diberika kepada orang atau bagian yang tertulis dalam amplop tersebut.