Pengertian, Skema, Jenis dan Bagian Surat

SURAT

1.  Tujuan Pembelajaran

Mampu membuat surat dengan baik dan benar berdasarkan klasifikasinya dan sesuai syarat-syarat surat yang baik.

2.  Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun organisasi yang dilakukan secara tertulis sesuai dengan aturan-aturan tertentu.

Dari pegertian surat diatas kita dapat menemukan beberapa unsur, yakni:

1.   Unsur 1: surat merupakan salah satu alat komunikasi

2.  Unsur 2: fungsi surat

3.  Unsur 3: Kepentingannya

Berdasarkan kepentingannya surat dibagi menjadi 2, yaitu:

Ø Surat Pribadi: Surat yang dibuat untuk kepentingan pribadi. Misalnya: surat lamaran kerja, surat izin, dan lain-lain.

Ø Surat Organisasi: Surat yang dibuat untuk kepentingan organisasi.  Misalnya: Surat penawaran kerjasama, surat pemesanan barang, dan lain-lain.

    

4.  Unsur 4: cara kerjanya (tertulis)

3.  Skema Pembuatan Surat

1.   Klasifikasi Surat (Jenis surat apa yang akan anda Buat???)

Yang Membedakan antara surat berperihal dengan surat berjudul secara prinsip adalah penulisan alamat tujuan surat.  Pada surat berperihal alamat yang dituju ditulis secara spesifik, sedangkan surat berjudul tidak menuliskan alamat tujuannya secara spesifik.

No.	Nama Surat	Klasifikasi Jenis Surat
		Surat Berperihal	Surat Berjudul
1	Surat Lamaran Kerja
2	Surat Penawaran Jasa
3	Surat Undangan POLMED untuk orang tua Mahasiswa Baru
4	Surat Pemberitahuan
5	Surat Pengunduran Diri
6	Surat Penuntutan
7	Surat Pengiriman Barang
8	Surat Penagihan
9	Surat Permohonan
10	Surat Penolakan Pesanan
11	Surat Pengantar Buka Rekening
12	Surat Perintah Perjalanan Dinas
13	Surat Keteranngan
14	Surat Pengumunan
15	Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional
16	Surat Kuasa
17	Surat nota dinas
18	Surat Izin Usaha Perdagangan
19	Surat Izin Mengemudi
20	Surat Keterangan Pindah Domisili
21	Surat Memo
22	Surat Undangan
23	Surat Ucapan Selamat

2.  Asal Surat yang akan kita buat (Siapa yang akan membuat surat tersebut???)

Pertanyaan ini akan muncul ketika kita sudah tahu klasifikasi surat yang akan kita buat, saat ini kita berencana membuat surat yang termasuk kategori surat berperihal.  Maka kita harus tahu asal surat yang akan kita buat itu dari siapa...??

Seperti yang telah diketahui sebelumnya dari pengertian surat, asal surat ada 2 yaitu dari pribadi (Private) dan organisasi.  Surat-surat yang berasal dari pribadi bisa dikirim kepada pribadi lain maupun organisasi tergantung kepentinangnya.  Dan begitu pula sebaliknya, surat-surat yang berasal dari organisasi bisa dikirim kepada pribadi dan organisaasi lain.

Yang termasuk surat-surat pribadi ke pribadi (P-P), antara lain:

1.   Surat untuk orang tua

2.  Surat untuk sahabat pena

3.  Surat cinta

4.  Surat undangan pernikahan

5.  Surat undangan ulang tahun dan lain-lain.

Yang termasuk surat-surat pribadi ke organisasi (P-O), antara lain:

1.   Surat izin tidak masuk kerja

2.  Surat izin tidak masuk kuliah/sekolah

3.  Surat pindah tugas

4.  Surat komplain

5.  Surat penolakan pesanan

6.  Surat lamaran kerja

7.  Surat pengunduran diri

Yang temasuk surat-surat organisasi ke pribadi (O-P), antara lain:

1.    Surat panggilan orang tua

2.   Surat Peringatan

3.   Surat kelulusan

4.   Surat penagihan listrik

5.   Surat pemberhentian kerja (PHK)

6.   Surat undangan

7.   Surat rekomendasi

8.   Surat pengantar buka rekening

9.   Surat penagihan pajak

10. Surat Penangkapan

Yang termasuk surat-surat organisasi ke organisasi (O-O), antara lain:

1.   Surat kerja sama

2.  Surat permintaan barang

3.  Surat penolakan pesanan

4.  Surat pengiriman barang

5.  Surat  penagihan

6.  Surat undangan

7.  Surat izin usaha dagang

3.  Apa sifat surat yang akan kita buat..??

Dalam hal ini kita akan membuat surat yang berasal dari pribadi, maka langkah selanjutnya sebelum kita memulai mengetik surat adalah mengetahui sifat surat yang akan kita buat.

Sifat surat pribadi ada dua yaitu pribadi (prive) dan resmi yang disebut juga surat bisnis pribadi (Personal Business Letter).  Surat pribadi yang sifatnya pribadi dikirim dari pribadi ke pribadi (P-P), sedangkan surat pribadi yang sifatnya resmi dikirim dari pribadi ke organisasi (P-O).  Inilah yang membedakan surat pribadi yang sifatnya pribadi dengan surat pribadi yang sifatnya resmi.  Selain itu yang membedakannya adalah aturan penulisannya, kalau surat pribadi yang sifatnya pribadi tidak memerlukan aturan dalam penulisan dalam kata lain penulisannya bebas.  Sedangkan untuk surat pribadi yang sifatnya resmi, penulisannya harus sesuai dengan aturan yang berlaku, baik bahasa maupun bentuknya.  Ada tiga (3) bentuk surat yang dapat kita pilih yaitu:

Ø Fully Blocked Style (Bentuk Lurus Penuh)

Ø Blocked Style (Bentuk Lurus)

Ø Semi Blocked Style (Bentuk Setengah Lurus)

Setelah itu kita baru bisa mengetik surat yang akan kita buat.  Selanjutnya kita akan membahas langkah-langkah membuat surat berperihal yang berasal dari organisasi.

4.  Siapa pemilik organisasi tersebut...??

Pertanyaan ini akan mumcul ketika kita akan membuat surat berperihal yang berasal dari organisasi. Sebelum itu kita harus tahu apa itu organisasi. 

Organisasi itu merupakan sistem perserikatan formal berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Organisasi terdiri dari perusahaan (yang disebut juga organisasi non-pemerintahan atau swasta) dan Non-Perusahaan (yang disebut juga organisasi pemerintahan dan umum).  Yang membedakan organisasi tersebut adalah kepemilikannya.

Contoh Organisasi Pemerintahan, yaitu:

1.   Sekolah-sekolah yang negeri.  Seperti SMAN, SMPN dan SDN

2.   Perguruan Tinggi Negeri (PTN).  Seperti: USU, POLMED, UNRI, UI, UIN, UNIMED dan lain-lain.

3.  Lembaga Keuangan. Seperti: Bank BNI, BRI, Bank Sumut, BI dan lain-lain.

4.  Lembaga Kesehatan. Seperti: Rs. Adam Malik, Rs. Ab Harapan Kita, Rs. Cipto Mangunkusumo, Puskesmas, Rs. Dr Wahidin, Rs. Fatmawati, Rs. Hasan Sadikin, Rs. M Husein, Rs. Persahabatan, dan lain-lain.

5.  Perusahaan jasa. Seperti:

v Perusahaan BUMN di bidang aneka Industri:

Ø PT Kimia Farma

Ø PT Indofarma

Ø PT Garam

Ø PTPN V Sei Tapung

Ø PT Innalum

Ø PT Industri Gelas dan lai-lain.

v Perusahaan di bidang asuransi:

Ø PT Asuransi ABRI (ASABRI)

Ø PT Asuransi Ekspor Indonesia (ASEI)

Ø PT Asuransi Jasa Raharja

Ø PT Asuransi Kesehatan Indonesia (ASKES)

Ø PT Asuransi Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)

Ø BPJS dan lain-lain.

v Perusahaan di bidang energi:

Ø PT Pertamina

Ø PT Perusahaan Gas Negara,Tbk

v Perusahaan di bidang prasarana:

Ø PT Pelindo (I-IV)

Ø PT Agkasa Pura (I-IV)

Contoh Organisasi milik Masyarakan, yaitu:

Ø  IPK

Ø  PP

Ø  IDI

Ø  LSM

Ø  ISEI

Ø  IKBI

Ø  PSSI

Ø  HMPS

Ø  PSSI

Ø  PBSI

Ø  PKK

Ø  IABI

Ø  Lembaga Kanker Indonesia dan lain-lain.

Contoh organisasi milik swasta (Non-pemerintahan), yaitu:

1.   Sekolah-sekolah swasta. Seperti: SMA, SMP dan SDN

2.  Perguruan Singgi Swasta (PTS). Seperti: UISU, UMA, NOMENSEN, LP3I  dan lain-lain.

3.  Lembaga keuangan. Seperti:  BCA, Bank Danamon, Bank Bjb, Bank BTN, Bank simpedes, Bank Mandiri dan lain-lain.

4.  Lembaga kesehatan. Seperti:  Rs. Sembiring, Rs medistra, Rs Siti Hajar, Rs Mitra Sejati, Rs Estomohi, Rs Colombia dan lain-lain.

5.  Perusahaan-perusahaan Industri(PT). Seperti: PT Unilever, PT Universal Gloves, PT Yasanda, PT Rolimex, PT Musimas, PT ASW dan lain-lain.

6.  Perusahaan Jasa lainnya:  PT MNC Group, Po Medan Jaya, JNE,  PT ALS, Adira finance, Asuransi Bumi Asia, Asuransi Sinarmas, NCS, Tiki, Alfamart, Ramayana, dan lain-lain.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat kita simpulkan bahwa ada dua jenis surat organisasi, yaitu:

1.   Surat organisasi milik pemerintah disebut juga dengan Surat Dinas Pemerintah (Civil Service Letter).  Dalam mengetik surat ini kita hanya akan menggunakan bentuk surat Indonesia Baru.

2.  Surat organisasi milik non-pemerintah disebut dengan Surat Bisnis atau Surat Niaga (Business Letter).  Dalam mengetik surat ini kita dapa memilih salah satu dari 3 bentuk surat berikut ini:

Ø Fully Blocked Style (Bentuk Lurus Penuh)

Ø Blocked Style (Bentuk Lurus)

Ø Semi Blocked Style (Bentuk Setengah Lurus)

Pada dasarnya bentuk surat yang digunakan oleh surat bisnis/niaga (Business Letter)  sama dengan bentuk surat yang digunakan oleh surat bisnis pribadi (Personal Business Letter)  yang membedakannya, yaitu:

Ø Keputusan dalam menggunakan bentuk surat.

Dalam surat bisnis pribadi kita bebas memutuskan bentuk surat yang akan kita gunakan (terserah pada kita) sedangkan surat bisnis/niaga kita harus memilih salah satu dari ketiga bentuk surat tersebut dan menetapkannya sebagai bentuk surat yang akan kita gunakan seterusnya.

Hal ini dilakukan supaya surat yang dibuat dalam suatu perusahaan itu seragam, sehingga bisa memenuhi standar yang ditetapkan ISO, dan perusahaan itu memperoleh sertifikat ISO untu bagian ADM yang baik dan profesional.

Ø Terletak pada bagian-bagiannya.

v  Kop surat: pada umumnya surat bisnis/niaga memiliki kop surat sedangkan surat bisnis pribadi tidak memiliki kop surat.

v  Nomor surat: umumnya surat bisnis/niaga memiliki nomor surat sedangkan surat bisnis pribadi tidak memiliki nomor surat.

v  Nama Organisasi

v  Jabatan Penandatangan surat

v  Inisial

v  Logo: dalam surat bisnis/niaga biasanya dicantumkan logo dari organisasi tersebut yang bisa di buat di kop surat, sesangkan surat bisnis pribadi tidak memiliki logo.

Dari penjelasan diatas dapat kita simpulkan bahwa ketika kita akan membuat surat berperihal, maka yang terpikir oleh kita ada 3 jenis surat, yaitu:

Ø Surat Bisnis Pribadi: Atau disebut juga Personal Business Letter, adalah surat berperihal yang berasal dari pribadi yang bersifat resmi.

Ø Surat Dinas Pemerintah:  Atau yang disebut juga Civil Service Letter, adalah surat berperihal yang berasal dari organisasi milik pemerintah.

Ø Surat Bisnis:  Atau yang disebut juga dengan Surat Niaga/Bisnis (Business Letter) adalah surat berperihal yang berasal dari organisasi non-pemerintah/swasta.

Setelah menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut barulah kita bisa mulai mengetik surat yang akan buat.

 

4.  Bentuk Dan Bagian Surat Yang Digunakan Dalam Surat Berperihal

Setelah kita membahas mengenai skema pembuatan surat, dan kita telah mengetahui jenis-jenis surat yang akan kita buat dalam surat berperihal, maka langkah selanjutnya kita akan membahas mengenai bagian-bagian dan bentuk surat yang lazim digunakan dalam surat berperihal serta bagian-bagian surat yang boleh tidak di buat dalam surat-surat berperihal.

A.  Bagian-bagian Surat

1.     Kepala surat (Kop Surat)

2.    Nomor surat

3.    Tanggal surat

4.    Alamat yang dituju

5.    Hal/perihal

6.    Salam pembuka

7.    Isi surat

8.    Salam penutup

9.    Nama organisasi yang mengeluarkan surat

10. Nama penandatangan

11.  Jabatan penandatangan

12. Lampiran

13. Tembusan

14. Inisial pengonsep dan pengetik

B.  Bentuk-bentuk surat yang lazim digunakan dalam surat bisnis/niaga (Business Letter)

Ø Full Block Style (bentuk Lurus Penuh)

 

Ø Block Style (Bentuk Lurus): 

Ctt: Bedanya dengan surat bentuk lurus penuh (Full Block Style) adalah posisi tanggal, hal/perihal, salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penandatangan dan jabatan penandatangan.  Dalam full block style posisi bagian tersebut rata kiri, sedangkan pada block style posisinya rata kanan.

Ø Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Ctt:  Bedanya dengan bentuk lurus adalah bentuk paragraf yang digunakan.  Pada surat bentuk lurus penuh (block style) bentuk paragraf yang digunakan adalah bentuk paragraf lurus, sedangkan pada surat bentuk setengah lurus, bentuk paragraf yang digunakan adalah bentuk paragraf masuk/paragraf inden.

Bagian-bagian yang boleh tidak di pakai ketika membuat surat bisnis/niaga yaitu:

1.   Lampiran:  Hal ini dikarenakan sebagian surat-surat bisnis/niaga tidak memerlukan

lampiran.  Misalnya:  Surat panggilan orangtua, Surat Rekomendasi, Surat Perkenalan, Surat Penerimaan pesanan dan lain-lain.

2.    Tembusan:  Disebut juga (untuk diketahui) atau alamat lain selain alamat tujuan sura

yang juga memiliki hubungan dengan surat tersebut.  Contoh:  Surat panggilan orangtua, Surat permohonan beasiswa dan lain-lain

C.  Bentuk surat yang digunakan dalam surat bisnis pribadi atau Personal Business Letter

Secara umum bentuk surat yang digunakan dalam surat ini sama dengan bentuk surat yang digunakan dalam surat bisnis/niaga.  Namun dalam surat bisnis pribadi ada beberapa bagian dari surat tersebut yang harus dibuang.  Bagia-bagian terssebut adalah:

1.   Kop/kepala Surat

2.  Nomor Surat

3.  Nama Organisasinya

4.  Jabatan Penandatangan Surat

5.  Inisial

Ini kalau surat bisnis pribadinya lengkap, tapi kalau tidak bisa saja lampiran dan tembusannya di buang.  Intinya tergantung jenis surat yang akan kita buat.

Dengan demikian ada 9 bagian surat yang ada dalam surat bisnis pribadi, yakni:

1.   Alamat sipengirim (Ini berfungsi sebagai pengganti kop surat)

2.  Tanggal

3.  Hal/perihal

4.  Alamat yang dituju

5.  Salam pembuka

6.  Isi surat

7.  Salam penutup

8.  Nama penandatangan

9.  Lampiran

10.   Tembusan

D.  Bentuk surat yang di gunakan dalam surat dinas pemerintah

Bagian suratnya yaitu:

1.   Kop/Kepala surat

2.  Nomor surat

3.  Tanggal surat

4.  Lampiran

5.  Hal/perihal

6.  Alamat tujuan

7.  Salam pembuka

8.  Isi surat

9.  Salam penutup

10. Jabatan penandatangan surat

11.  Nama penandatangan

12. NIP/NPR/NIK

13. Tembusan

14. Inisial pengonsep dan pengetik

Ø Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)

Yang menjadi ciri-ciri utama surat ini adalah adanya 3 notasi yang tidak pernah terpisahkan posisinya.  Tiga notasi tersebut adalah:

1.   Nomor

2.  Lampiran

3.  Hal/perihal

Tanggal surat dibuat sejajar dengan salam penutup, nama penandatangan dan jabatan penandatangan.  Alamat yang dituju dalam surat ini posisinya sejajar dengan isi dari notasinya, Sedangkan untuk isi suratnya menggunakan bentuk paragraf masuk/inden.

 

5.  Penjelasan Mengenai Bagian-Bagian Surat

A. Kepala Surat

Kepala/kop surat merupakan bagian pertama dalam surat bisnis yang berisi informasi-informasi umum mengenai suatu perusahaan atau lembaga.  Informasi yang ada dalam kepala/kop surat adalah sebagai berikut:

Ø Nama Perusahaan/lembaga yang membuat surat.

Ø Alamat perusahaan/lembaga pembuat surat:  Alamat ini harus ditulis dengan lengkap, jika  suatau perusahaan tidak mencantumkan nama negaranya dalam alamat perusahaan, berarti operasional perusahaan tersebut masih kecil dan belum Go Public.

Ø Nomor kontak:  Yang termasuk dalam nomor kontak perusahaan yaitu:

·      nomor telepon

·      nomor faximile

·      e-mail

·      Website:  Situs yang berisikan informasi tentang perusahaan yang bisa di baca masyarakat secara online.

Ø Lambang/simbol/logo perusahaan:  Ini berfungsi untuk membedakan suatu perusahaan dengan perusahaan lain.  Hal ini dikarenakan adanya persamaan nama perusahaan.  Misalnya:

Nama perusahaan A adalah Abadi jaya sama dengan nama perusahaan B, namun mereka mereka mempunyai logo yang berbeda sesuai dengan bidang kegiatan yang mereka lakukan.

Ø Bidang Kegiatan:  Artinya bidang usaha yang di jalankan oleh suatu perusahaan/lembaga.  Contoh:

·       Bidang percetakan

·       Bidang industri:  Industri karet, industri kertas, industri minyak, industri tekstil, dan lain-lain

·       Bidang kerajinan:  Kerajinan rotan, kerajinan bambu, kerajinan kertas, kerajinan kaca, kerajinan botol bekas, kerajinan plastik, kerajinan kayu da lain-lain

·       Bidang kesehatan:  Kesehatan gigi, kesehatan kulit, kesehatan organ dalam, kesehatan otak dan lain-lain

·       Bidang pendidikan:  les bahasa inggris, les bahasa mandarin, ganesha operation, LIA dan lain-lain

Pembuatan bidang usaha dalam kop surat berfungsi agar masyarkat tahu bidang kegiatan suatu perusahaan atau lembaga, yang biasanya ini di buat oleh perusahaan yang baru atau yang masih kecil.

Ø Nama kantor pusat dan kantor cabang:  Ini biasanya di buat oleh perusahaan-perusahaan yang memiliki kantor cabang.  Namun ada juga sebagian perusahaan membuat kebijakan tidak perlu menullis nama kantor pusat/cabangnya, cukup menulis nama kantornya dan alamatnya yang jelas, sekalipun itu kantor cabang dalam membuat surat keluar perusahaannya.

Ø Nomor rekening:  Hanya sebagian perusahaan yang mencantumkan nomor rekening dalam kepala/kop suratnya.  Biasanya yang membuat ini adalah perusahaan yang dalam operasi usahanya menarik dana dari masyarakat.  Hal ini dilakukan untuk memudahkan masyarakat dalam melakukan pengiriman dana ke perusahaan tersubut.

Desain kepala/kop surat

Dalam mendesain kepala/kop surat itu tidak ada aturannya dalam kata lain bebas dan buatlah kepala/lop surat itu semenarik mungkin.  Kenapa harus semenarik mungkin..??  Mungkin pertanyaan ini akan muncul ketika kita disuruh demikian.  Hal ini dikarenakan bagi sebagian perusahaan, kepala/kop surat merupakan alat untuk promosi.  Jadi kalu kepala/kop suratnya tidak menarik, maka masyarakat tidak akan pernah tertarik untuk membacanya atau bahkan menggunakan produk perusahaan tersebut.

Selain menarik, sebagian perusahaan juga membuat kepala/kop surat mereka seunik mungkin.  Ada sebagian perusahaan membuat informasi-informasi umum yang ada dalam kepala/kop surat tidak hanya dibuat di bagian atas surat, ada juga yang memanfaatkan bagian notefoot/footer, bahkan ada sebagian yang membuat sebagian informasinya di bagian samping surat.

B. Nomor Surat

Dalam nomor surat terdapat 4 unsur yang disingkat, yaitu:

Ø Nomor suratnya:  nomor urut pembuatan surat.  Penulisannya sendiri dapat dibuat dengan:

·       Nomor:  002/..../..../.... atau

·       No.:  002/..../..../....

Ø Kode internal perusahaan:  Setiap perusahaan bebas membuatnya.  Hal ini dikarenakan ada sebagian perusahaan yang membuat kode internalnya sebagai berikut:

·       Nama perusahaannya sendiri.  Contoh:  Perusahaan Maju Bersama

Nomor:  002/MB/..../....

·       Asal suratnya.  Misalnya

Suratnya dari bagian keuangan (disingkat:  KEU)

Nomor:  002/KEU-MB/..../....

Suratnya dari bagian marketing (disingkat:  MKT)

Nomor:  002/MKT-MB/..../....

Suratnya berasal dari personalian (disingkat:  PSN)

Nomor:  002/PSN-MB/..../....  dan lain-lain.

·       Sifat surat.  Sifat surat ada 2 yaitu biasa dan rahasia. 

Untuk yang sifatnya BIASA.  Contohmya:

Nomor:  002/BIASA/PSN-MB/..../....  atau

Nomor:  002/BIASA.PSN-MB/..../....

Untuk yang sifatnya RAHASIA (disingkat:  RHS)

Nomor:  002/RHS/PSN-MB/..../....  atau

Nomor:  002/RHS.PSN-MB/..../....

Selain menggunakan huruf, kode internal perusahaan juga boleh menggunakan angka.  Asalkan kode angka tersebut sudah disepakati untuk digunakan dan diketahui oleh karyawan perusahaan tersebut.  Misalnya:

·       Untuk asal surat

Personalia diganti menjadi 08, maka:

Nomor:  002/08-MB/..../....

Dan begitu seterunya untuk bagian lainnya boleh diganti dengan angka asal sudah disepakati oleh perusahaan.

·       Untuk sifat surat

Yang sifatnya BIASA diganti menjadi 01, maka:

Nomor:  002/01/08-MB/..../....  atau

Nomor:  002/01.08-MB/..../....

Yang sifatnya RAHASIA diganti menjadi 03, maka

Nomor:  002/03/08-MB/..../....  atau

Nomor:  002/03.08-MB/..../....

Ø Bulan pembuatan surat

Dalam penulisan bulampembuatan surat harus menggunakan angka romawi.  Misal:

Surat dibuat pada bulan Februari, maka:

Nomor:  002/03.08-MB/II/....

Surat dibuat pada bulan Desember, maka:

Nomor:  002/03.08-MB/XII/....

Ø Tahun pembuatan surat

Dalam penulisan tahun pembuatan surat harus ditulis secara lengkap dan tidak boleh disingkat serta ditulis dengan angka biasa bukan romawi.  Misal:

Surat dibuat pada tahun 2016, maka:

Nomor:  002/03.08-MB/II/2016

Surat dibuat pada tahun 2005, maka:

Nomor:  002/03.08-MB/II/2005

 

C. Penulisan Tanggal

Dalam penulisan tanggal, bulan pembuatan surat harus ditulis secara lengkap dan tidak boleh di ganti menjadi angka.  Misal:

Ø 14 februari 2016

Ini digunakan apabila di kop surat alamat perusahaan di buat secara lengkap.

Ø Medan, 14 Februari 2016

Ini di gunakan apabila perusahaan tersebut mempunyai cabang perusahaan, sehingga kita tahu surat itu berasal dari kantor yang mana.  Misal:

PT Adya Grafika punya kantor cabang di Medan, Riau, Jakarta, Surabaya dan Bali.  Kemudian salah satu kantor cabang mengeluarkan surat, maka ia harus mencantumkan nama kotanya.  Contoh: Jakarta, 24 Oktober 2016.  Ini berarti bahwa surat tersebut berasal dari kantor cabang yang ada di Jakarta.

   

D.  Alamat yang dituju (Inside Address)

Adalah alamat yang di cantumkan dalam surat, sedangkan alamat yang di cantumkan dalam amplop surat disebut dengan Outside Address.  Ketentuan dalam penulisan inside address, yaitu:

Ø Penulisan kata kepada

Pada dasarnya penulisan kata kepada dalam surat berbahasa Indonesia merupakan pengasumsian (yang diadopsi) oleh bangsa Indonesia dari surat bahasa Inggris.  Dalam surat berbahasa Indonesia, kata kepada itu boleh dibuat ataupun tidak.  Itu tergantung pada selera si penulis surat.  Sedangkan pada surat yang berbahasa Inggris, kata To itu tidak pernah dipakai dalam Inside address.

Ø Penulisan kata Yang Terhormat (Yth)

Sebenarnya penulisan kata Yth itu tidak pernah sepaket (satu paket) dengan kata Kepada.  Misal:

·       Penulisan yang salah:

Kepada Yth,

Bapak Kelvin Ades

Direktur PT Candika Jaya

Jl. Merdeka No.304

Medan

·      Penulisan yang benar:

Yth. Direktur PT Candika Jaya

Jl. Merdeka No. 304

Medan

Alamat tujuan yang bisa kita kirim, yaitu:

·       Nama perusahaan

·       Jabatan

·       Nama orang

Ø Penulisan kata U.P (Untuk Perhatian)

Kegunaannya adalah:

·       Supaya suratnya tidak nyasar

·       Supaya suratnya lebih cepat sampai

v Cara penulisan 1

Penulisan ini yang berlaku dan dipakai oleh surat yang berbahasa Indonesia dan ini tidak berlaku dalam surat berbahasa Inggris.

Kepada

PT Telkom

u.p Kabag Personalia

Jl. H.M Yamin No. 32

Medan

v Cara penulisan 2

Penulisan ini bisa dipakai oleh surat berbahasa Indonesia dan ini juga penulisah yang berlaku dalam surat berbahasa Inggris.

Kepada

PT Telkom

Jl. H.m Yamin No. 32

Medan

        u.p Kabag Personalia

Ø Kode pos

Dalam surat berbahasa Indonesia haram hukumnya atau tidak boleh mencantumkan kode pos dalam inside addressnya.  Sedangkan dalam surat yang berbahasa Inggris boleh mencantumkan kode pos dalam inside addressnya.

E. Hal/perihal

Fungsi penulisan hal/perihal ini adalah membantu orang yang bekerja dalam penanganan surat untuk bisa mengklasifikasikan surat-surat yang masuk ke perusahaan dengan cepat dan tepat.  Oleh karena itu penulisan hal/perihal surat itu harus:

Ø Singkat dan tepat

Misal:

Hal:  Penawaran Barang

Ø Pengetikannya boleh di underline (digarisbawahi) dengan huruf pertama tiap katanya di buat huruf kapital.  Misal:

Hal:  Penawaran Barang

Ø Pengetikannya dengan huruf kapital semua dan di Bold

Misal:

Hal:  PENAWARAN BARANG

 

F.  Salam Pembuka

Untuk surat yang berbahasa Indonesia, pada akhir kata salam pembukanya di bubuhi dengan tanda baca koma (,).  Hal ini juga berlaku untuk penulisan salam penutup surat.  Contoh-contoh salam pembuka yang lazim digunakan, yaitu:

Ø Dengan hormat,

Ø Salam hangat,

Ø Syalom/assalamuallaikum, (dipakai kalau suratnya berkaitan dengan kegiatan keagamaan.  Misal: undangan natal, undangan maulid nabi dan lain-lain.

Ø Bapak ..... yang terhormat,

G.  Isi Surat

Pada dasarnya ini surat itu minimal memiliki 3 (tiga) paragraf dan mencakup 3 hal/ ciri-ciri isi surat yang baik.  Ciri-ciri isi surat yang baik terdiri dari:

v Pendahuluan

Paragraf pembuka suatu surat yang isinya tidak boleh menjelaskan maksud dari isi pesan.  Isinya boleh berupa pujian, ucapan terima kasih (saat membalas surat), pengetahuan kita ttg suatu perusahaan dan lain-lain.  Misal:

Berdasarkan informasi yang kami dengar, perusahaan Bapak/Ibu merupakan salah satu perusahaan supplier komputer yang cukup terkenal untuk daerah Medan dan memiliki volume penjualan yang cukup besar.

v Isi/transisi

Adalah paragraf  yang menjelaskan alasan / maksud/ tujuan kita membuat surat.  Misal:

Berdasarkan informasi yang kami dengar, perusahaan Bapak/Ibu merupakan salah satu perusahaan supplier komputer yang cukup terkenal untuk daerah Medan dan memiliki volume penjualan yang cukup besar.

Sehubungan dengan itu, setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan informasi tersebut, kami ingin menawarkan kerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu.

v Penutup

Adalah paragraf  yang mengakhiri suatu surat yang biasanya berisi ucapan terimakasih, harapan-harapan si penulis.  Misal:

Berdasarkan informasi yang kami dengar, perusahaan Bapak/Ibu merupakan salah satu perusahaan supplier komputer yang cukup terkenal untuk daerah Medan dan memiliki volume penjualan yang cukup besar.

Sehubungan dengan itu, setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan informasi tersebut, kami ingin menawarkan kerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu.

Demikianlah surat ini kami perbuat, kami akan menunggu kabar dari Bapak/Ibu dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

v Contoh surat lamaran kerja yang konvensional (kampungan/out of date)

Saya yang bertanda tanag di bawah ini:

1. Nama

2. TTL

3. Alamat

4. ....

Datang ke hadapan Bapak/Ibu untuk melamar pekerjaan sebagai sekretaris.......

v Contoh surat lamaran yang berkualitas

Berdasarkan iklan yang saya lihat dalam harian “Kompas” tertanggal 22 Oktober 2016, bahwa perusahaan Bapak/Ibu bergerak dalam bidang Industri karet yang cukup terkenal dengan metode kerja yang baik dan sedang membuka  lowongan pekerjaan.

Sehubungan dengan itu....... (Paragraf II)

Kelebihan pembuatan pendahuluan dalam isi surat, yaitu:

1.   Penerima surat akan merasa senang karena si penulis surat mengetahui tentang perusahaannya.

2.  Penerima surat akan melihat adanya etika yang positif  dalam diri si penulis melalui isi suratnya.  Pada intinya pembuatan surat dalam isi surat secara psikologis akan mempengaruhi respon si penerima.

H.   Salam Penutup

Penulisannya sama dengan slam pembuka, setiap akhir kata salam penutupnya di bubuhi dengan tanda baca koma (,).  Contoh-contoh salam penutup yang sering di gunakan:

1.   Hormat kami,

Ini digunakan kalau surat itu di keluarkan atas nama organisasi.

2.  Hormat saya,

Ini digunakan kalau surat itu dikeluarkan atas nama pribadi.

I.  Nama Organisasi

Sifatnya alternatif, artinya bisa di buat ataupun tidak.

Ø Di buat jika surat yang kita buat itu lebih dari dua satu lembar (surat bersambung).  Dan untuk surat yang bersambung, minimal harus ada satu paragraf yang kita ketik pada lembar tersebut dan tidak perlu membuat kop surat pada lembar tersebut karena nama organisasi tersebut sudah mewakili kop surat tersebut.

Ø Tidak di buat jika suratnya cuman satu lembar dan sudah memiliki kop surat.

J.  Nama penandatangan

Setelah nama penandatangan, tidak perlu dibubuhi dengan garis bawah (undeerline) untuk memisahkannya dengan jabatan penandatangan.

K.  Jabatan Penandatangan

Penulisannya tidak perlu di bubuhi dengan tanda kurung.

L.  Lampiran

Adalah dokumen lain yang kita sertakan dalam surat kita.  Cara penulisannya:

Ø Lampiran:  5 lembar

Ini dipakai kalau dokumen yang kita lampirkan sudah disebutkan satu persatu dalam isi suratnya.

Misal:

...... Bersama ini turut kami lampirkan faktur, kwitansi dan bukti tanda terima.

Ø Lampiran:

1.     Faktur

2.    Kwitansi

3.    Bukti tanda terima

Ini di gunakan kalau dokumen yang kita lampirkan tidak kita sebutkan secara detail apa-apa saja yang kita lampirkan.

Misal:

..... Bersama surat ini turut kami lampirkan beberapa dokumen pendukung yang dapat Bapak/Ibu pelajari.

M.  Tembusan

Artinya untuk diketahui dan si penerima surat mengetahui dengan jelas bahwa surat yang dikirim padanya juga dikirimkan kepada orang lain.  Biasanya tembusan diikuti dengan objek, yaitu:

1.   Nama orang

2.  Jabatan

3.  Nama organisasi

v Cara penulisan 1

Tembusan:  Gurbenur Sumatera Utara

Ini dipakai kalau tembusannya untuk satu orang saja.  Dan cukup mengopy surat tersebut menjadi rangkap satu dan copy-annya yang dikirim pada alamat yang ada dalam tembusan.

       

v Cara penulisan 2

Tembusan:

1.   Gurbenur Sumatera Utara

2.  Walikota Sumatera Utara

3.  .....

Ini dipakai kalau tembusannya lebih dari 1 orang.  Kalau begitu copy suratnya sebanyak tembusannya dan kirimkan copyannya ke tiap alamat yang ada dalam tembusan tesebut dan menchecklist setiap nama yang dikirim sesuai alamatnya.

Surat untuk Direktur PT Alimia       surat untuk Bapak Aji

     

Surat untuk Ibu Annie

Selain tembusan ada juga yang namanya BCC (Blind Carbon Copy) yang artinya alamat tujuan surat yang lain yang mana si penerima/alamat tujuan pertama (inside addressnya) tidak mengetahui bahwa surat yang dikirim kepadanya dikirim kepada orang lain.  Fungsinya:

1.   Menjaga perasaan si penerima

2.  Kalau misanlnya si pemerima mempunyai masalah sampai ke hukum (misal penagiahan utang oleh bank yang telah melewati tempo dan melanggar perjanjian) si BCC tersebut bisa di jadikan saksi.

N. Inisial

Singkatan nama baik itu si penandatangan, pengonsep dan pengetik surat.

Misal:

NM/JS/TS

Kalau dia cuman dua, berarti satu yang menandatangani dan satu yang mengetik

Misal:

NM/TS

Penulisannya harus sama jangan didiskriminasikan berdasarkan jabatan dan harus konsekuen kalau mau di kapitalin( huruf besar) maka kapitakan semuanya dan begitu juga sebaliknya.