SURAT
1. Tujuan Pembelajaran
Mampu membuat surat dengan baik dan benar berdasarkan
klasifikasinya dan sesuai syarat-syarat surat yang baik.
2. Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak ke pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun
organisasi yang dilakukan secara tertulis sesuai dengan aturan-aturan tertentu.
Dari pegertian surat diatas kita dapat menemukan beberapa unsur,
yakni:
1.
Unsur 1: surat merupakan salah satu alat
komunikasi
2. Unsur 2:
fungsi surat
3. Unsur 3:
Kepentingannya
Berdasarkan
kepentingannya surat dibagi menjadi 2, yaitu:
Ø Surat Pribadi: Surat
yang dibuat untuk kepentingan pribadi. Misalnya: surat lamaran kerja, surat
izin, dan lain-lain.
Ø Surat Organisasi: Surat
yang dibuat untuk kepentingan organisasi.
Misalnya: Surat penawaran kerjasama, surat pemesanan barang, dan
lain-lain.
4. Unsur 4:
cara kerjanya (tertulis)
3. Skema Pembuatan Surat
1.
Klasifikasi Surat (Jenis surat apa yang akan anda
Buat???)
Yang
Membedakan antara surat berperihal dengan surat berjudul secara prinsip adalah penulisan
alamat tujuan surat. Pada surat
berperihal alamat yang dituju ditulis secara spesifik, sedangkan surat berjudul
tidak menuliskan alamat tujuannya secara spesifik.
|
No.
|
Nama
Surat
|
Klasifikasi
Jenis Surat
|
|
|
Surat Berperihal
|
Surat Berjudul
|
||
|
1
|
Surat
Lamaran Kerja
|
|
|
|
2
|
Surat
Penawaran Jasa
|
|
|
|
3
|
Surat
Undangan POLMED untuk orang tua Mahasiswa Baru
|
|
|
|
4
|
Surat
Pemberitahuan
|
|
|
|
5
|
Surat
Pengunduran Diri
|
|
|
|
6
|
Surat
Penuntutan
|
|
|
|
7
|
Surat
Pengiriman Barang
|
|
|
|
8
|
Surat
Penagihan
|
|
|
|
9
|
Surat
Permohonan
|
|
|
|
10
|
Surat
Penolakan Pesanan
|
|
|
|
11
|
Surat
Pengantar Buka Rekening
|
|
|
|
12
|
Surat
Perintah Perjalanan Dinas
|
|
|
|
13
|
Surat
Keteranngan
|
|
|
|
14
|
Surat
Pengumunan
|
|
|
|
15
|
Surat
Keterangan Hasil Ujian Nasional
|
|
|
|
16
|
Surat
Kuasa
|
|
|
|
17
|
Surat
nota dinas
|
|
|
|
18
|
Surat
Izin Usaha Perdagangan
|
|
|
|
19
|
Surat
Izin Mengemudi
|
|
|
|
20
|
Surat
Keterangan Pindah Domisili
|
|
|
|
21
|
Surat
Memo
|
|
|
|
22
|
Surat
Undangan
|
|
|
|
23
|
Surat
Ucapan Selamat
|
|
|
2. Asal Surat yang akan kita buat (Siapa yang
akan membuat surat tersebut???)
Pertanyaan ini akan muncul
ketika kita sudah tahu klasifikasi surat yang akan kita buat, saat ini kita
berencana membuat surat yang termasuk kategori surat berperihal. Maka kita harus tahu asal surat yang akan
kita buat itu dari siapa...??
Seperti yang telah diketahui sebelumnya dari pengertian surat,
asal surat ada 2 yaitu dari pribadi (Private) dan organisasi. Surat-surat yang berasal dari pribadi bisa
dikirim kepada pribadi lain maupun organisasi tergantung kepentinangnya. Dan begitu pula sebaliknya, surat-surat yang
berasal dari organisasi bisa dikirim kepada pribadi dan organisaasi lain.
Yang termasuk surat-surat pribadi ke pribadi (P-P), antara
lain:
1.
Surat untuk orang tua
2. Surat
untuk sahabat pena
3. Surat
cinta
4. Surat
undangan pernikahan
5. Surat
undangan ulang tahun dan lain-lain.
Yang termasuk surat-surat pribadi ke organisasi (P-O), antara
lain:
1.
Surat izin tidak masuk kerja
2. Surat
izin tidak masuk kuliah/sekolah
3. Surat
pindah tugas
4. Surat
komplain
5. Surat
penolakan pesanan
6. Surat
lamaran kerja
7. Surat
pengunduran diri
Yang temasuk surat-surat organisasi ke pribadi (O-P), antara
lain:
1.
Surat panggilan orang tua
2.
Surat Peringatan
3.
Surat kelulusan
4.
Surat penagihan listrik
5.
Surat pemberhentian kerja (PHK)
6.
Surat undangan
7.
Surat rekomendasi
8.
Surat pengantar buka rekening
9.
Surat penagihan pajak
10. Surat
Penangkapan
Yang termasuk surat-surat organisasi ke organisasi (O-O),
antara lain:
1.
Surat kerja sama
2. Surat
permintaan barang
3. Surat
penolakan pesanan
4. Surat
pengiriman barang
5. Surat penagihan
6. Surat
undangan
7. Surat
izin usaha dagang
3. Apa sifat surat yang
akan kita buat..??
Dalam hal ini kita akan membuat surat yang berasal dari pribadi,
maka langkah selanjutnya sebelum kita memulai mengetik surat adalah mengetahui
sifat surat yang akan kita buat.
Sifat surat pribadi ada dua yaitu
pribadi (prive) dan resmi yang disebut juga surat bisnis pribadi (Personal
Business Letter). Surat pribadi yang
sifatnya pribadi dikirim dari pribadi ke pribadi (P-P), sedangkan surat pribadi
yang sifatnya resmi dikirim dari pribadi ke organisasi (P-O). Inilah yang membedakan surat pribadi yang
sifatnya pribadi dengan surat pribadi yang sifatnya resmi. Selain itu yang membedakannya adalah aturan
penulisannya, kalau surat pribadi yang sifatnya pribadi tidak memerlukan aturan
dalam penulisan dalam kata lain penulisannya bebas. Sedangkan untuk surat pribadi yang sifatnya
resmi, penulisannya harus sesuai dengan aturan yang berlaku, baik bahasa maupun
bentuknya. Ada tiga (3) bentuk surat
yang dapat kita pilih yaitu:
Ø Fully
Blocked Style (Bentuk Lurus Penuh)
Ø Blocked
Style (Bentuk Lurus)
Ø Semi
Blocked Style (Bentuk Setengah Lurus)
Setelah itu kita baru bisa
mengetik surat yang akan kita buat.
Selanjutnya kita akan membahas langkah-langkah membuat surat berperihal
yang berasal dari organisasi.
4. Siapa pemilik organisasi tersebut...??
Pertanyaan ini akan mumcul ketika
kita akan membuat surat berperihal yang berasal dari organisasi. Sebelum itu
kita harus tahu apa itu organisasi.
Organisasi itu merupakan sistem
perserikatan formal berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang
bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Organisasi terdiri dari
perusahaan (yang disebut juga organisasi non-pemerintahan atau swasta) dan
Non-Perusahaan (yang disebut juga organisasi pemerintahan dan umum). Yang membedakan organisasi tersebut adalah
kepemilikannya.
Contoh Organisasi Pemerintahan,
yaitu:
1. Sekolah-sekolah
yang negeri. Seperti SMAN, SMPN dan SDN
2. Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Seperti: USU, POLMED, UNRI, UI, UIN, UNIMED
dan lain-lain.
3. Lembaga
Keuangan. Seperti: Bank BNI, BRI, Bank Sumut, BI dan lain-lain.
4. Lembaga
Kesehatan. Seperti: Rs. Adam Malik, Rs. Ab Harapan Kita, Rs. Cipto
Mangunkusumo, Puskesmas, Rs. Dr Wahidin, Rs. Fatmawati, Rs. Hasan Sadikin, Rs.
M Husein, Rs. Persahabatan, dan lain-lain.
5. Perusahaan
jasa. Seperti:
v Perusahaan
BUMN di bidang aneka Industri:
Ø PT Kimia
Farma
Ø PT
Indofarma
Ø PT Garam
Ø PTPN V
Sei Tapung
Ø PT
Innalum
Ø PT
Industri Gelas dan lai-lain.
v Perusahaan
di bidang asuransi:
Ø PT
Asuransi ABRI (ASABRI)
Ø PT
Asuransi Ekspor Indonesia (ASEI)
Ø PT
Asuransi Jasa Raharja
Ø PT
Asuransi Kesehatan Indonesia (ASKES)
Ø PT
Asuransi Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)
Ø BPJS dan
lain-lain.
v Perusahaan
di bidang energi:
Ø PT
Pertamina
Ø PT
Perusahaan Gas Negara,Tbk
v Perusahaan
di bidang prasarana:
Ø PT
Pelindo (I-IV)
Ø PT Agkasa
Pura (I-IV)
Contoh Organisasi milik
Masyarakan, yaitu:
Ø IPK
Ø PP
Ø IDI
Ø LSM
Ø ISEI
Ø IKBI
Ø PSSI
Ø HMPS
Ø PSSI
Ø PBSI
Ø PKK
Ø IABI
Ø Lembaga
Kanker Indonesia dan lain-lain.
Contoh organisasi milik swasta
(Non-pemerintahan), yaitu:
1. Sekolah-sekolah
swasta. Seperti: SMA, SMP dan SDN
2. Perguruan
Singgi Swasta (PTS). Seperti: UISU, UMA, NOMENSEN, LP3I dan lain-lain.
3. Lembaga
keuangan. Seperti: BCA, Bank Danamon,
Bank Bjb, Bank BTN, Bank simpedes, Bank Mandiri dan lain-lain.
4. Lembaga
kesehatan. Seperti: Rs. Sembiring, Rs
medistra, Rs Siti Hajar, Rs Mitra Sejati, Rs Estomohi, Rs Colombia dan
lain-lain.
5. Perusahaan-perusahaan
Industri(PT). Seperti: PT Unilever, PT Universal Gloves, PT Yasanda, PT
Rolimex, PT Musimas, PT ASW dan lain-lain.
6. Perusahaan
Jasa lainnya: PT MNC Group, Po Medan
Jaya, JNE, PT ALS, Adira finance,
Asuransi Bumi Asia, Asuransi Sinarmas, NCS, Tiki, Alfamart, Ramayana, dan
lain-lain.
Berdasarkan penjelasan diatas
dapat kita simpulkan bahwa ada dua jenis surat organisasi, yaitu:
1. Surat
organisasi milik pemerintah disebut juga dengan Surat Dinas Pemerintah (Civil
Service Letter). Dalam mengetik surat
ini kita hanya akan menggunakan bentuk surat Indonesia Baru.
2. Surat
organisasi milik non-pemerintah disebut dengan Surat Bisnis atau Surat Niaga
(Business Letter). Dalam mengetik surat
ini kita dapa memilih salah satu dari 3 bentuk surat berikut ini:
Ø Fully
Blocked Style (Bentuk Lurus Penuh)
Ø Blocked
Style (Bentuk Lurus)
Ø Semi
Blocked Style (Bentuk Setengah Lurus)
Pada dasarnya bentuk surat yang digunakan oleh
surat bisnis/niaga (Business Letter)
sama dengan bentuk surat yang digunakan oleh surat bisnis pribadi
(Personal Business Letter) yang
membedakannya, yaitu:
Ø Keputusan
dalam menggunakan bentuk surat.
Dalam
surat bisnis pribadi kita bebas memutuskan bentuk surat yang akan kita gunakan
(terserah pada kita) sedangkan surat bisnis/niaga kita harus memilih salah satu
dari ketiga bentuk surat tersebut dan menetapkannya sebagai bentuk surat yang
akan kita gunakan seterusnya.
Hal ini
dilakukan supaya surat yang dibuat dalam suatu perusahaan itu seragam, sehingga
bisa memenuhi standar yang ditetapkan ISO, dan perusahaan itu memperoleh
sertifikat ISO untu bagian ADM yang baik dan profesional.
Ø Terletak
pada bagian-bagiannya.
v Kop
surat: pada umumnya surat bisnis/niaga memiliki kop surat sedangkan surat
bisnis pribadi tidak memiliki kop surat.
v Nomor
surat: umumnya surat bisnis/niaga memiliki nomor surat sedangkan surat bisnis
pribadi tidak memiliki nomor surat.
v Nama
Organisasi
v Jabatan
Penandatangan surat
v Inisial
v Logo:
dalam surat bisnis/niaga biasanya dicantumkan logo dari organisasi tersebut
yang bisa di buat di kop surat, sesangkan surat bisnis pribadi tidak memiliki
logo.
Dari penjelasan diatas dapat kita
simpulkan bahwa ketika kita akan membuat surat berperihal, maka yang terpikir
oleh kita ada 3 jenis surat, yaitu:
Ø Surat
Bisnis Pribadi: Atau disebut juga Personal Business Letter, adalah surat
berperihal yang berasal dari pribadi yang bersifat resmi.
Ø Surat
Dinas Pemerintah: Atau yang disebut juga
Civil Service Letter, adalah surat berperihal yang berasal dari organisasi
milik pemerintah.
Ø Surat
Bisnis: Atau yang disebut juga dengan
Surat Niaga/Bisnis (Business Letter) adalah surat berperihal yang berasal dari
organisasi non-pemerintah/swasta.
Setelah menjawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut barulah kita bisa mulai mengetik surat yang akan
buat.
4.
Bentuk Dan Bagian Surat Yang Digunakan Dalam Surat Berperihal
Setelah
kita membahas mengenai skema pembuatan surat, dan kita telah mengetahui
jenis-jenis surat yang akan kita buat dalam surat berperihal, maka langkah
selanjutnya kita akan membahas mengenai bagian-bagian dan bentuk surat yang
lazim digunakan dalam surat berperihal serta bagian-bagian surat yang boleh
tidak di buat dalam surat-surat berperihal.
A.
Bagian-bagian Surat
1.
Kepala
surat (Kop Surat)
2.
Nomor surat
3.
Tanggal
surat
4.
Alamat yang
dituju
5.
Hal/perihal
6.
Salam
pembuka
7.
Isi surat
8.
Salam
penutup
9.
Nama
organisasi yang mengeluarkan surat
10. Nama penandatangan
11. Jabatan penandatangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep dan pengetik
B.
Bentuk-bentuk surat yang lazim digunakan dalam surat bisnis/niaga
(Business Letter)
Ø Full Block Style (bentuk Lurus Penuh)
Ø Block Style (Bentuk Lurus):
Ctt:
Bedanya dengan surat bentuk lurus penuh (Full Block Style) adalah posisi
tanggal, hal/perihal, salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat,
nama penandatangan dan jabatan penandatangan.
Dalam full block style posisi bagian tersebut rata kiri, sedangkan pada
block style posisinya rata kanan.
Ø Semi Block Style (Bentuk Setengah
Lurus)
Ctt: Bedanya dengan bentuk lurus adalah bentuk
paragraf yang digunakan. Pada surat
bentuk lurus penuh (block style) bentuk paragraf yang digunakan adalah bentuk
paragraf lurus, sedangkan pada surat bentuk setengah lurus, bentuk paragraf
yang digunakan adalah bentuk paragraf masuk/paragraf inden.
Bagian-bagian
yang boleh tidak di pakai ketika membuat surat bisnis/niaga yaitu:
1.
Lampiran: Hal ini dikarenakan sebagian surat-surat
bisnis/niaga tidak memerlukan
lampiran. Misalnya:
Surat panggilan orangtua, Surat Rekomendasi, Surat Perkenalan, Surat
Penerimaan pesanan dan lain-lain.
2.
Tembusan: Disebut juga (untuk diketahui) atau alamat
lain selain alamat tujuan sura
yang juga memiliki
hubungan dengan surat tersebut.
Contoh: Surat panggilan orangtua,
Surat permohonan beasiswa dan lain-lain
C.
Bentuk surat yang digunakan dalam surat bisnis pribadi atau Personal
Business Letter
Secara
umum bentuk surat yang digunakan dalam surat ini sama dengan bentuk surat yang
digunakan dalam surat bisnis/niaga.
Namun dalam surat bisnis pribadi ada beberapa bagian dari surat tersebut
yang harus dibuang. Bagia-bagian
terssebut adalah:
1.
Kop/kepala
Surat
2. Nomor Surat
3. Nama Organisasinya
4. Jabatan Penandatangan Surat
5. Inisial
Ini
kalau surat bisnis pribadinya lengkap, tapi kalau tidak bisa saja lampiran dan
tembusannya di buang. Intinya tergantung
jenis surat yang akan kita buat.
Dengan
demikian ada 9 bagian surat yang ada dalam surat bisnis pribadi, yakni:
1.
Alamat
sipengirim (Ini berfungsi sebagai pengganti kop surat)
2. Tanggal
3. Hal/perihal
4. Alamat yang dituju
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Nama penandatangan
9. Lampiran
10.
Tembusan
D.
Bentuk surat yang di gunakan dalam surat dinas pemerintah
Bagian
suratnya yaitu:
1.
Kop/Kepala
surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Hal/perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan penandatangan surat
11. Nama penandatangan
12. NIP/NPR/NIK
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep dan pengetik
Ø Bentuk Resmi Indonesia Baru (New
Official Style)
Yang
menjadi ciri-ciri utama surat ini adalah adanya 3 notasi yang tidak pernah
terpisahkan posisinya. Tiga notasi
tersebut adalah:
1.
Nomor
2. Lampiran
3. Hal/perihal
Tanggal
surat dibuat sejajar dengan salam penutup, nama penandatangan dan jabatan
penandatangan. Alamat yang dituju dalam
surat ini posisinya sejajar dengan isi dari notasinya, Sedangkan untuk isi
suratnya menggunakan bentuk paragraf masuk/inden.
5. Penjelasan Mengenai Bagian-Bagian Surat
A. Kepala Surat
Kepala/kop
surat merupakan bagian pertama dalam surat bisnis yang berisi
informasi-informasi umum mengenai suatu perusahaan atau lembaga. Informasi yang ada dalam kepala/kop surat
adalah sebagai berikut:
Ø Nama
Perusahaan/lembaga yang membuat surat.
Ø Alamat
perusahaan/lembaga pembuat surat: Alamat
ini harus ditulis dengan lengkap, jika
suatau perusahaan tidak mencantumkan nama negaranya dalam alamat
perusahaan, berarti operasional perusahaan tersebut masih kecil dan belum Go
Public.
Ø Nomor
kontak: Yang termasuk dalam nomor kontak
perusahaan yaitu:
· nomor
telepon
· nomor
faximile
· e-mail
· Website: Situs yang berisikan informasi tentang
perusahaan yang bisa di baca masyarakat secara online.
Ø Lambang/simbol/logo
perusahaan: Ini berfungsi untuk
membedakan suatu perusahaan dengan perusahaan lain. Hal ini dikarenakan adanya persamaan nama
perusahaan. Misalnya:
Nama
perusahaan A adalah Abadi jaya sama dengan nama perusahaan B, namun mereka
mereka mempunyai logo yang berbeda sesuai dengan bidang kegiatan yang mereka
lakukan.
Ø Bidang
Kegiatan: Artinya bidang usaha yang di
jalankan oleh suatu perusahaan/lembaga.
Contoh:
· Bidang
percetakan
· Bidang
industri: Industri karet, industri
kertas, industri minyak, industri tekstil, dan lain-lain
· Bidang
kerajinan: Kerajinan rotan, kerajinan
bambu, kerajinan kertas, kerajinan kaca, kerajinan botol bekas, kerajinan
plastik, kerajinan kayu da lain-lain
· Bidang
kesehatan: Kesehatan gigi, kesehatan
kulit, kesehatan organ dalam, kesehatan otak dan lain-lain
· Bidang
pendidikan: les bahasa inggris, les
bahasa mandarin, ganesha operation, LIA dan lain-lain
Pembuatan
bidang usaha dalam kop surat berfungsi agar masyarkat tahu bidang kegiatan
suatu perusahaan atau lembaga, yang biasanya ini di buat oleh perusahaan yang
baru atau yang masih kecil.
Ø Nama
kantor pusat dan kantor cabang: Ini
biasanya di buat oleh perusahaan-perusahaan yang memiliki kantor cabang. Namun ada juga sebagian perusahaan membuat
kebijakan tidak perlu menullis nama kantor pusat/cabangnya, cukup menulis nama
kantornya dan alamatnya yang jelas, sekalipun itu kantor cabang dalam membuat
surat keluar perusahaannya.
Ø Nomor
rekening: Hanya sebagian perusahaan yang
mencantumkan nomor rekening dalam kepala/kop suratnya. Biasanya yang membuat ini adalah perusahaan
yang dalam operasi usahanya menarik dana dari masyarakat. Hal ini dilakukan untuk memudahkan masyarakat
dalam melakukan pengiriman dana ke perusahaan tersubut.
Desain
kepala/kop surat
Dalam
mendesain kepala/kop surat itu tidak ada aturannya dalam kata lain bebas dan
buatlah kepala/lop surat itu semenarik mungkin.
Kenapa harus semenarik mungkin..??
Mungkin pertanyaan ini akan muncul ketika kita disuruh demikian. Hal ini dikarenakan bagi sebagian perusahaan,
kepala/kop surat merupakan alat untuk promosi.
Jadi kalu kepala/kop suratnya tidak menarik, maka masyarakat tidak akan
pernah tertarik untuk membacanya atau bahkan menggunakan produk perusahaan
tersebut.
Selain
menarik, sebagian perusahaan juga membuat kepala/kop surat mereka seunik
mungkin. Ada sebagian perusahaan membuat
informasi-informasi umum yang ada dalam kepala/kop surat tidak hanya dibuat di
bagian atas surat, ada juga yang memanfaatkan bagian notefoot/footer, bahkan
ada sebagian yang membuat sebagian informasinya di bagian samping surat.
B. Nomor Surat
Dalam
nomor surat terdapat 4 unsur yang disingkat, yaitu:
Ø Nomor
suratnya: nomor
urut pembuatan surat. Penulisannya
sendiri dapat dibuat dengan:
· Nomor: 002/..../..../.... atau
· No.: 002/..../..../....
Ø Kode
internal perusahaan:
Setiap perusahaan bebas membuatnya.
Hal ini dikarenakan ada sebagian perusahaan yang membuat kode
internalnya sebagai berikut:
· Nama
perusahaannya sendiri.
Contoh: Perusahaan Maju Bersama
Nomor: 002/MB/..../....
· Asal suratnya. Misalnya
Suratnya
dari bagian keuangan (disingkat: KEU)
Nomor: 002/KEU-MB/..../....
Suratnya
dari bagian marketing (disingkat: MKT)
Nomor: 002/MKT-MB/..../....
Suratnya
berasal dari personalian (disingkat:
PSN)
Nomor: 002/PSN-MB/..../.... dan lain-lain.
· Sifat
surat. Sifat surat ada 2
yaitu biasa dan rahasia.
Untuk
yang sifatnya BIASA. Contohmya:
Nomor: 002/BIASA/PSN-MB/..../.... atau
Nomor: 002/BIASA.PSN-MB/..../....
Untuk
yang sifatnya RAHASIA (disingkat: RHS)
Nomor: 002/RHS/PSN-MB/..../.... atau
Nomor: 002/RHS.PSN-MB/..../....
Selain
menggunakan huruf, kode internal perusahaan juga boleh menggunakan angka. Asalkan kode angka tersebut sudah disepakati
untuk digunakan dan diketahui oleh karyawan perusahaan tersebut. Misalnya:
· Untuk
asal surat
Personalia
diganti menjadi 08, maka:
Nomor: 002/08-MB/..../....
Dan
begitu seterunya untuk bagian lainnya boleh diganti dengan angka asal sudah
disepakati oleh perusahaan.
· Untuk
sifat surat
Yang
sifatnya BIASA diganti menjadi 01, maka:
Nomor: 002/01/08-MB/..../.... atau
Nomor: 002/01.08-MB/..../....
Yang
sifatnya RAHASIA diganti menjadi 03, maka
Nomor: 002/03/08-MB/..../.... atau
Nomor: 002/03.08-MB/..../....
Ø Bulan
pembuatan surat
Dalam
penulisan bulampembuatan surat harus menggunakan angka romawi. Misal:
Surat
dibuat pada bulan Februari, maka:
Nomor: 002/03.08-MB/II/....
Surat
dibuat pada bulan Desember, maka:
Nomor: 002/03.08-MB/XII/....
Ø Tahun
pembuatan surat
Dalam
penulisan tahun pembuatan surat harus ditulis secara lengkap dan tidak boleh
disingkat serta ditulis dengan angka biasa bukan romawi. Misal:
Surat
dibuat pada tahun 2016, maka:
Nomor: 002/03.08-MB/II/2016
Surat
dibuat pada tahun 2005, maka:
Nomor: 002/03.08-MB/II/2005
C. Penulisan Tanggal
Dalam
penulisan tanggal, bulan pembuatan surat harus ditulis secara lengkap dan tidak
boleh di ganti menjadi angka. Misal:
Ø 14
februari 2016
Ini
digunakan apabila di kop surat alamat perusahaan di buat secara lengkap.
Ø Medan,
14 Februari 2016
Ini
di gunakan apabila perusahaan tersebut mempunyai cabang perusahaan, sehingga
kita tahu surat itu berasal dari kantor yang mana. Misal:
PT
Adya Grafika punya kantor cabang di Medan, Riau, Jakarta, Surabaya dan
Bali. Kemudian salah satu kantor cabang
mengeluarkan surat, maka ia harus mencantumkan nama kotanya. Contoh: Jakarta, 24 Oktober 2016. Ini berarti bahwa surat tersebut berasal dari
kantor cabang yang ada di Jakarta.
D. Alamat yang dituju (Inside Address)
Adalah alamat yang di cantumkan
dalam surat, sedangkan alamat yang di cantumkan dalam amplop surat disebut
dengan Outside Address. Ketentuan dalam
penulisan inside address, yaitu:
Ø Penulisan
kata kepada
Pada
dasarnya penulisan kata kepada dalam surat berbahasa Indonesia merupakan pengasumsian
(yang diadopsi) oleh bangsa Indonesia dari surat bahasa Inggris. Dalam surat berbahasa Indonesia, kata kepada
itu boleh dibuat ataupun tidak. Itu
tergantung pada selera si penulis surat.
Sedangkan pada surat yang berbahasa Inggris, kata To itu tidak pernah dipakai dalam Inside address.
Ø Penulisan
kata Yang Terhormat (Yth)
Sebenarnya
penulisan kata Yth itu tidak pernah sepaket (satu paket) dengan kata
Kepada. Misal:
·
Penulisan yang salah:
Kepada
Yth,
Bapak
Kelvin Ades
Direktur
PT Candika Jaya
Jl.
Merdeka No.304
Medan
·
Penulisan yang benar:
Yth.
Direktur PT Candika Jaya
Jl.
Merdeka No. 304
Medan
Alamat
tujuan yang bisa kita kirim, yaitu:
·
Nama perusahaan
·
Jabatan
·
Nama orang
Ø Penulisan
kata U.P (Untuk Perhatian)
Kegunaannya
adalah:
·
Supaya suratnya tidak nyasar
·
Supaya suratnya lebih cepat
sampai
v Cara
penulisan 1
Penulisan
ini yang berlaku dan dipakai oleh surat yang berbahasa Indonesia dan ini tidak
berlaku dalam surat berbahasa Inggris.
Kepada
PT
Telkom
u.p
Kabag Personalia
Jl.
H.M Yamin No. 32
Medan
v Cara
penulisan 2
Penulisan
ini bisa dipakai oleh surat berbahasa Indonesia dan ini juga penulisah yang
berlaku dalam surat berbahasa Inggris.
Kepada
PT
Telkom
Jl.
H.m Yamin No. 32
Medan
u.p Kabag Personalia
Ø Kode
pos
Dalam
surat berbahasa Indonesia haram hukumnya atau tidak boleh mencantumkan kode pos
dalam inside addressnya. Sedangkan dalam
surat yang berbahasa Inggris boleh mencantumkan kode pos dalam inside
addressnya.
E. Hal/perihal
Fungsi penulisan hal/perihal ini
adalah membantu orang yang bekerja dalam penanganan surat untuk bisa
mengklasifikasikan surat-surat yang masuk ke perusahaan dengan cepat dan
tepat. Oleh karena itu penulisan
hal/perihal surat itu harus:
Ø Singkat dan tepat
Misal:
Hal: Penawaran Barang
Ø Pengetikannya boleh di underline
(digarisbawahi) dengan huruf pertama tiap katanya di buat huruf kapital. Misal:
Hal: Penawaran Barang
Ø Pengetikannya dengan huruf
kapital semua dan di Bold
Misal:
Hal: PENAWARAN BARANG
F. Salam Pembuka
Untuk surat yang berbahasa
Indonesia, pada akhir kata salam pembukanya di bubuhi dengan tanda baca koma
(,). Hal ini juga berlaku untuk
penulisan salam penutup surat. Contoh-contoh
salam pembuka yang lazim digunakan, yaitu:
Ø Dengan
hormat,
Ø Salam
hangat,
Ø Syalom/assalamuallaikum,
(dipakai kalau suratnya berkaitan dengan kegiatan keagamaan. Misal: undangan natal, undangan maulid nabi
dan lain-lain.
Ø Bapak
..... yang terhormat,
G. Isi Surat
Pada dasarnya ini surat itu
minimal memiliki 3 (tiga) paragraf dan mencakup 3 hal/ ciri-ciri isi surat yang
baik. Ciri-ciri isi surat yang baik
terdiri dari:
v Pendahuluan
Paragraf
pembuka suatu surat yang isinya tidak boleh menjelaskan maksud dari isi
pesan. Isinya boleh berupa pujian,
ucapan terima kasih (saat membalas surat), pengetahuan kita ttg suatu
perusahaan dan lain-lain. Misal:
Berdasarkan informasi yang kami dengar, perusahaan Bapak/Ibu
merupakan salah satu perusahaan supplier komputer yang cukup terkenal untuk
daerah Medan dan memiliki volume penjualan yang cukup besar.
v Isi/transisi
Adalah
paragraf yang menjelaskan alasan /
maksud/ tujuan kita membuat surat.
Misal:
Berdasarkan informasi yang kami dengar, perusahaan Bapak/Ibu
merupakan salah satu perusahaan supplier komputer yang cukup terkenal untuk
daerah Medan dan memiliki volume penjualan yang cukup besar.
Sehubungan dengan itu, setelah kami mempelajari dan
mempertimbangkan informasi tersebut, kami ingin menawarkan kerja sama dengan
perusahaan Bapak/Ibu.
v Penutup
Adalah
paragraf yang mengakhiri suatu surat
yang biasanya berisi ucapan terimakasih, harapan-harapan si penulis. Misal:
Berdasarkan informasi yang kami dengar, perusahaan Bapak/Ibu
merupakan salah satu perusahaan supplier komputer yang cukup terkenal untuk
daerah Medan dan memiliki volume penjualan yang cukup besar.
Sehubungan dengan itu, setelah kami mempelajari dan
mempertimbangkan informasi tersebut, kami ingin menawarkan kerja sama dengan
perusahaan Bapak/Ibu.
Demikianlah surat ini kami perbuat, kami akan menunggu kabar
dari Bapak/Ibu dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
v Contoh
surat lamaran kerja yang konvensional (kampungan/out of date)
Saya yang bertanda tanag di bawah ini:
1. Nama
2. TTL
3. Alamat
4. ....
Datang ke hadapan Bapak/Ibu untuk melamar pekerjaan sebagai
sekretaris.......
v Contoh
surat lamaran yang berkualitas
Berdasarkan iklan yang saya lihat dalam harian “Kompas”
tertanggal 22 Oktober 2016, bahwa perusahaan Bapak/Ibu bergerak dalam bidang
Industri karet yang cukup terkenal dengan metode kerja yang baik dan sedang
membuka lowongan pekerjaan.
Sehubungan dengan itu....... (Paragraf II)
Kelebihan
pembuatan pendahuluan dalam isi surat, yaitu:
1.
Penerima surat akan merasa senang
karena si penulis surat mengetahui tentang perusahaannya.
2. Penerima
surat akan melihat adanya etika yang positif
dalam diri si penulis melalui isi suratnya. Pada intinya pembuatan surat dalam isi surat
secara psikologis akan mempengaruhi respon si penerima.
H. Salam Penutup
Penulisannya
sama dengan slam pembuka, setiap akhir kata salam penutupnya di bubuhi dengan
tanda baca koma (,). Contoh-contoh salam
penutup yang sering di gunakan:
1.
Hormat kami,
Ini
digunakan kalau surat itu di keluarkan atas nama organisasi.
2. Hormat
saya,
Ini
digunakan kalau surat itu dikeluarkan atas nama pribadi.
I. Nama Organisasi
Sifatnya
alternatif, artinya bisa di buat ataupun tidak.
Ø Di
buat jika surat yang kita buat itu lebih dari dua satu lembar (surat
bersambung). Dan untuk surat yang
bersambung, minimal harus ada satu paragraf yang kita ketik pada lembar
tersebut dan tidak perlu membuat kop surat pada lembar tersebut karena nama
organisasi tersebut sudah mewakili kop surat tersebut.
Ø Tidak
di buat jika suratnya cuman satu lembar dan sudah memiliki kop surat.
J. Nama penandatangan
Setelah
nama penandatangan, tidak perlu dibubuhi dengan garis bawah (undeerline) untuk
memisahkannya dengan jabatan penandatangan.
K. Jabatan Penandatangan
Penulisannya
tidak perlu di bubuhi dengan tanda kurung.
L. Lampiran
Adalah
dokumen lain yang kita sertakan dalam surat kita. Cara penulisannya:
Ø Lampiran: 5 lembar
Ini
dipakai kalau dokumen yang kita lampirkan sudah disebutkan satu persatu dalam
isi suratnya.
Misal:
...... Bersama ini turut kami lampirkan faktur, kwitansi dan bukti
tanda terima.
Ø Lampiran:
1.
Faktur
2.
Kwitansi
3.
Bukti tanda terima
Ini
di gunakan kalau dokumen yang kita lampirkan tidak kita sebutkan secara detail
apa-apa saja yang kita lampirkan.
Misal:
..... Bersama surat ini turut kami lampirkan beberapa dokumen
pendukung yang dapat Bapak/Ibu pelajari.
M. Tembusan
Artinya
untuk diketahui dan si penerima surat mengetahui dengan jelas bahwa surat yang
dikirim padanya juga dikirimkan kepada orang lain. Biasanya tembusan diikuti dengan objek,
yaitu:
1.
Nama orang
2. Jabatan
3. Nama
organisasi
v Cara
penulisan 1
Tembusan: Gurbenur Sumatera Utara
Ini
dipakai kalau tembusannya untuk satu orang saja. Dan cukup mengopy surat tersebut menjadi
rangkap satu dan copy-annya yang dikirim pada alamat yang ada dalam tembusan.
v Cara
penulisan 2
Tembusan:
1.
Gurbenur Sumatera Utara
2. Walikota
Sumatera Utara
3. .....
Ini
dipakai kalau tembusannya lebih dari 1 orang.
Kalau begitu copy suratnya sebanyak tembusannya dan kirimkan copyannya
ke tiap alamat yang ada dalam tembusan tesebut dan menchecklist setiap nama yang
dikirim sesuai alamatnya.
Surat
untuk Direktur PT Alimia surat untuk
Bapak Aji
Surat
untuk Ibu Annie
Selain
tembusan ada juga yang namanya BCC (Blind Carbon Copy) yang artinya alamat
tujuan surat yang lain yang mana si penerima/alamat tujuan pertama (inside
addressnya) tidak mengetahui bahwa surat yang dikirim kepadanya dikirim kepada
orang lain. Fungsinya:
1.
Menjaga perasaan si penerima
2. Kalau
misanlnya si pemerima mempunyai masalah sampai ke hukum (misal penagiahan utang
oleh bank yang telah melewati tempo dan melanggar perjanjian) si BCC tersebut
bisa di jadikan saksi.
N. Inisial
Singkatan
nama baik itu si penandatangan, pengonsep dan pengetik surat.
Misal:
NM/JS/TS
Kalau
dia cuman dua, berarti satu yang menandatangani dan satu yang mengetik
Misal:
NM/TS
Penulisannya
harus sama jangan didiskriminasikan berdasarkan jabatan dan harus konsekuen
kalau mau di kapitalin( huruf besar) maka kapitakan semuanya dan begitu juga
sebaliknya.
